La mejor forma de saber si estamos haciendo las cosas bien es a través del control. Una de las herramientas más eficientes utilizadas por la contabilidad de gestión es el Tablero de Comando o de Control. Es apto para cualquier actividad: un kiosco, una tienda de ropas, un comedor, etc. Lo único que se debe hacer es adaptar las alarmas del mismo a cada necesidad.
El tablero de Comando (TC) permite monitorear permanentemente el funcionamiento de los procedimientos de una empresa midiendo su eficiencia.
Es un herramienta que resulta de carácter técnico al oído. Cuando escuchamos mencionarla sin conocer qué es muchas veces nos asustamos pero la verdad es que su implementación es básica y se puede llevar a cabo con recursos sencillos. Una planilla de Exel, algún programa donde podamos ingresar datos y alertas ante alguna fallas.
Es solo cuestión de organizarse y usar la creatividad para confeccionar algún mecanismo que funcione como controlador.
Cada una de las actividades que realices dentro de tu negocio va a tener información bien distinguida y datos propios. Estos datos serán los indicadores de gestión, los que proporcionarán las estadísticas sobre la marcha de tu negocio.
Algunas preguntas guía de tu tablero pueden ser: ¿ Cuánto se vendió en «x» mes? ¿Cuánto fue el monto de gastos para el mismo mes? ¿ Cuál fue la satisfacción de los clientes? ¿Cuántos compradores regresaron? entre otras. Las respuestas serán los datos que usarás para controlar.
Puede ocurrir que con el paso del tiempo te des cuenta de que no todos los indicadores que seleccionaste te son útiles; podrás ir eliminando la información inútil y adecuando la herramienta cada vez más a tus necesidades.
Generalmente los items más utilizados para controlar son: en el área de producción la cantidad de productos fabricados y la cantidad de productos con fallas sobre el total; en la sección ventas se pueden considerar las ventas al por mayor y al por menor, si hubo caídas o incrementos respecto del mes anterior; qué clientes de las ventas mayoristas no compraron, etc.
El Tablero es totalmente adaptable a todas las actividades de negocio pero será cada empresario quien decida qué datos considerar.
Se puede evaluar también el área de Recursos Humanos tan importante hoy día: ¿Cuál es el nivel de motivación de los empleados? ¿ Cuál es el nivel de cumplimiento? ¿Cuántas faltas hay? ¿Cuántas llegadas tarde? ¿Hay quejas, conflictos entre los trabajadores? Estas son solo algunas posibles alternativas.
Ahora bien, una vez que definiste los datos que vas a utilizar para medir, deberás considerar los parámetros que para tu negocio serán «normales» y de ahí surgirán las alarmas o alertas ante las cuales deberás tomar alguna decisión.
El TC te permite salvar alguna futura frustración, te anticipa y permite que actúes para evitar el resultado negativo.
Ejemplo de algunos parámetros normales de un negocio X:
- Las ventas mensuales al por mayor se estiman en $300.000 brutos.
- El nivel de producción normal y habitual es de 100 unidades por mes.
- El cliente «XX» representa el 20% de las ventas al por mayor totales.
- Los productos defectuosos se estiman en una unidad por mes.
- El personal se encuentra motivado 3/4 parte del mes.
Una vez que establecimos los parámetros normales, ingresaremos los datos reales y así podremos comparar y visualizar alguna inconsistencia o deterioro de la relación comercial, laboral, etc. Una vez detectada, le daremos el tratamiento adecuado y evitaremos las pérdidas. Esta es la función primordial del Tablero: permitir tomar decisiones y volver a encaminar nuestro negocio cuando observamos algún desvío.
Además, una vez que ya hayas implementado varios meses o períodos el tablero habrás constituido un historial de la empresa que seguro te será muy útil para calcular otras estadísticas.
Así que no esperes más, pon tus ideas en marcha.
