«El cambio», algo intangible pero que casi ha tomado personalidad en los últimos tiempos. Aquí y allá, afuera y adentro, cerca y lejos, todos hablamos de este suceso. Todos lo divulgamos y lo buscamos, pensamos, analizamos, evaluamos qué cambio hacer, cómo, cuándo, qué resultados nos traerá.
En la casa, en la familia, en la empresa internamente. Algo tan hablado, tan analizado por los profesionales. Recibimos consejos e ideas. Seguimos pensando.
La realidad es que estamos tan pendiente de cambiar algo a veces que se nos olvida el proceso de cambio. Es por eso que me pareció adecuado analizar el modelo de John Kotter que plantea ciertos pasos básicos que no deben omitirse para lograr una implementación al cien por ciento.
Primer paso: Darle carácter de urgencia.
Esto implica que «pongamos en movimiento» a todo lo que nos rodea. Que todo lo que necesitamos para el cambio tome velocidad. Así debe ser, el cambio es dinámico, no debe demorarse porque pierde impacto. El cambio debe ser claro, comunicarlo y guiar a las personas de la empresa en pro de ello.
Segundo paso: Convencer sobre la necesidad del cambio.
Esto implica liderazgo y fortaleza. Se debe lograr que al menos más de la mitad de la gente de la empresa tome conciencia de que es necesario. Es mejor aún focalizarse en un grupo que tenga incidencia y actúe en conjunto generando un movimiento hacia el cambio que contagie a los demás.
Para detectar grupos influyentes será recomendable identificar líderes dentro de la organización; personas que tengan relación con la mayoría del personal; alguien que sea comunicativo y con quien puedan sentirse identificados porque es empático.
Tercer paso: Crear una visión generalizadora.
Un cambio siempre implica manejar ideas, recomendaciones e interrogantes. Crear una visión que generalice el cambio que uno pretende servirá para evitar confusiones y guiar a toda la empresa hacia la misma meta. Debe ser una idea clara, breve y fácil de recordar, que englobe lo principal y evite ambigüedades.
Además, si explicamos la idea de cambio de forma concreta será fácil de comprender el por qué es necesario y ponerlo en práctica de forma más «urgente».
Para describir esta visión es recomendable que se tenga en cuenta: los valores que atraviesan el cambio; la proyección a futuro de la empresa; la estrategia que se va a trazar para implementarlo; las palabras clave que lo definen y el mensaje que se pretende comunicar a todos los integrantes de la empresa.
Cuarto paso: Comunicar el cambio.
Las comunicaciones y mensajes diarios en la empresa circulan constantemente. Para que la idea de cambio tome relevancia es importante repetirla y además, implementarla en todo lo que se pueda. Es menester destacar la importancia de la visión a futuro sin que pierda peso entre otras comunicaciones.
Se debe reiterar la posición de cambio con una suerte de «predicación» constante.
Como «cabeza» del cambio se debe enseñar con el ejemplo, entrenar a las demás personas de la empresa para que lo apliquen, responder a las dudas que se presenten, entre otras cuestiones similares.
Quinto paso: Eliminar los obstáculos.
Las personas somos todas distintas y por lo tanto, tenemos pensamientos distintos. Algunas nos adaptamos más rápido que otras. Habemos también algunas más conservadoras que otras y en un contexto de cambio esto puede generar algo de resistencia. En esto debemos trabajar; cambiar las mentalidades que nos hagan retroceder.
Se debe lograr un cambio de visión en estas personas haciéndoles ver los positivo de la transformación.
Sexto paso: Proyectar el cambio a través de objetivos en el corto plazo.
La mayor motivación para el resultado total es ir observando cambios por etapas. Se deben implementar pequeñas transformaciones que otorguen resultados palpables y tangibles para la gente. Todo el personal debe encontrar la voluntad propia de colaboración a través de la visualización de resultados positivos.
Para esto es importante que quien dirige el cambio fije proyectos breves de éxito asegurado; que sean fáciles de implementar y de observar, que beneficien a la mayoría de las personas incluyendo aquellas que se resisten a «lo nuevo». Es importante reconocer el esfuerzo propio de todos los colaboradores, destacar su eficiencia y participación para ir incentivando a todos.
Séptimo paso: Cambiar sobre el mismo cambio.
La implementación de un cambio en la empresa no debe tomarse como algo superficial y rápido. El verdadero cambio debe ser profundo y se debe trabajar con constancia y paciencia.
Si bien hay muchos cambios que se ven materializados en un producto, en un proceso, en alguna función, la verdadera transformación se debe lograr en el pensamiento de la gente que hace esto posible. Todos deben trabajar en pro del mismo objetivo y concientizados de que será lo mejor.
Hablamos ya de que el cambio es un proceso, esto nos indica que se debe ir evaluando paso a paso y modificando lo que sale mal, lo que no es apto. Implica ir construyendo sobre el cambio. Abriendo nuevas alternativas, siempre sobre la misma premisa.
Esta construcción se logra a través de análisis de resultados del cambio. Una vez que implementamos una acción, debemos evaluar ¿Cómo salió? ¿Fue favorable? ¿Se hizo con los medios correctos? entre otras cuestiones. A través de estos interrogantes obtendremos pautas para continuar o desviar los pasos.
Octavo paso: Integrar el cambio a la cultura de la empresa.
La cultura de la empresa es su definición, lo que debe respetarse ante cualquier decisión. Incluye los valores, costumbres, rituales, formas de actuar. El cambio o la cultura de cambio debe estar totalmente anclada a los modos de accionar.
El cambio debe estar en todos los aspectos de la empresa. No debe ser solo un anhelo de transformación de un área o de una sola pieza. La mejor forma de implementar diferentes iniciativas en la empresa es siempre lograr que todos «remen» para el mismo lado.
No es necesario que un cambio «X» se integre a la cultura sino que la empresa pregone una cultura de cambio; que forme parte de su identidad y que todas las personas sean abiertas a nuevos proyectos.
El cambio se ha vuelto sumamente relevante y necesario hoy día. Si no innovamos, los propios clientes nos excluyen del mercado. Nos quedamos sin demanda y sin ingresos. No podemos confiarnos del éxito que nos haya reportado un caso especial; debemos tener siempre en mente la mejora, olvidarnos de la zona de comodidad que tanta fe errónea nos da.
